1、收集文件收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清缴、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。收集齐全完整为其基本原则。
3、分年度分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。现行机关的归档文件整理工作，是按年度分开进行的，不同年度的文件一般不得放在一起归档。
5、分级别分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。
7、修整文件为使档案能够长期保存和有效利用，装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查，凡不符合要求的都要进行修整。
9、排列文件排列文件，就是根据事由或文件形成时间确定全宗内归档文件先后顺序的过程。
11、编制归档文件目录编制归档文件目录为档案保管、鉴定、检索、统计、编研等工作的开展提供基本条件，对其所列项目应逐项认真准确地填写。
